Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)

In großen Industriekonzernen, mittelständischen Betrieben oder kleinen lokalen Unternehmen, Bürokauffrauen und Bürokaufmänner werden in jeder Branche gebraucht, ganz egal ob Global Player oder überschaubares Unternehmen. Klassische Organisation oder spezielle Eventplanung, in deinem Ausbildungsberuf lernst du viele verschiedene Tätigkeitsbereiche kennen. Die große Vielfalt im Beruf ist dafür verantwortlich, dass es sich um einen der beliebtesten Ausbildungen in Deutschland handelt.

Du bist auf der Suche nach einem Ausbildungsberuf mit geregelten Arbeitszeiten? Dann bist du hier genau richtig! Die verschiedenen Aufgaben beinhalten sowohl den Kontakt mit Kunden oder Mitarbeitern, als auch diverse Arbeiten am Computer. Auch eine Umorientierung in einer anderen Branche ist problemlos möglich, da Kaufleute für Büromangement nahezu in jedem Unternehmen und Geschäftsbereich zu finden sind.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Mit deinem Organisationstalent hast du alles unter Kontrolle und im Blick. Du weißt, wann Rechnungen das Haus verlassen müssen, wann wichtige Termine anstehen, wann neue Mitarbeiter anfangen zu arbeiten und vieles mehr… Eine gute Struktur ist das A und O als Kaufmann für Büromangement (m/w/d). Du bist außerdem oft der Ansprechpartner, egal ob für den Chef, Kollegen oder Kunden, du musst immer nett und zuvorkommend sein. Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Sorgfältiges Arbeiten ist extrem wichtig in deiner Ausbildung. Du wirst oft Termine organisieren und alle notwendigen Vorkehrungen treffen müssen.

Wie läuft die Ausbildung ab?

Bei der Ausbildung zum Bürokaufmann (m/w/d) handelt es sich um eine duale Ausbildung.  Das bedeutet, dass der Azubi ein paar Tage die Woche in der Berufsschule verbringt, den Rest im Unternehmen (in seltenen Fällen findet Blockschulunterricht statt). Im Unternehmen werden die Auszubildenden von Anfang an in feste Abteilungen eingeteilt. Im zweiten Lehrjahr können sich die Auszubildenden in so genannten Wahlqualifikationen spezialisieren. Meistens wird ein mittlerer Bildungsabschluss für den Ausbildungsberuf verlangt. Nach der dreijährigen Ausbildung erhältst du einen IHK-Abschluss.

Welche Lernfelder beinhaltet die Berufsschule?

In der Berufsschule werden zwei große Themenblöcke behandelt: Geschäftsprozesse und Büroprozesse. Bei Geschäftsprozessen lernt man das Erstellen von Rechnungen, Bbearbeiten von Aufträgen und die kaufmännische Steuerung. Im Bereich Büroprozesse wirst du lernen, wie die Informationsverarbeitung abläuft.

Erstes Lehrjahr:

Im Bereich „Gestaltung der Büroprozesse“ werden die angehenden Kaufleute für Büromanagement über Arbeitsstrategien, Informationsbeschaffungsstrategien und Methoden des Zeitmanagements informiert. Auch Tabellenkalkulationsprogramme werden den Kaufleuten für Büromanagement beigebracht. Dadurch können Preisberechnungen erstellt werden. Zudem werden die Grundlagen der Mathematik wieder aufgefrischt.

Nach dem ersten Ausbildungsjahr vertiefst du dein Wissen in zwei Wahlpflichtqualifikationen. Welche für dich in Frage kommen entscheidest du zusammen mit deinem Unternehmen. Du kannst wählen zwischen:

• Auftragssteuerung und -koordination
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren/ größere Unternehmen
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Personalwirtschaft
• Assistenz und Sekretariat
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• Öffentliche Finanzwirtschaft

Zweites Lehrjahr:

Zuerst wird den Azubis beigebracht den eigenen Betrieb einzuordnen, welche Märkte bedient und erschlossen werden können. So wirst du bald die Wettbewerbssituation fachgerecht beurteilen können. Du lernst Buchführung und das Handelsgesetzbuch kennen und was sich hinter der so genannten Abgabenordnung versteckt.

Drittes Lehrjahr:

Du lernst verschiedene Methoden kennen, wie dein Unternehmen liquide (zahlungsfähig) bleiben kann. Du wirst ebenso mit den Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens vertraut gemacht. Du analysierst die Ziele deines Unternehmens und erarbeitest die Durchführung und die Hilfsmittel. Im Bereich „Projektmanagement“ lernen die Auszubildenden für Büromanagement also wie man einen Projektplan erstellt.

Was lernt man in der Praxis?

Im ersten Jahr machen sich die Auszubildenden mit dem Vertrieb vertraut und erledigen typische Aufgaben: Anrufe entgegennehmen, E-Mails verwalten und Kunden oder Gäste in Empfang nehmen. Zudem koordinierst du Termine, lernst die wichtigsten Programme kennen und fängst mit der Auftragsabwicklung an. Da die Aufgaben nicht an das erste Lehrjahr gebunden sind wirst du viele Aufgaben im zweiten Lehrjahr auch ausüben, allerdings mit mehr Eigenverantwortung. Im dritten Lehrjahr kommen Auszubildende für Büromanagement mit Finanzierung und Organisation von Events in Kontakt. Natürlich kommt es hauptsächlich darauf an, wo dich dein Ausbildungsbetrieb einsetzt.

Was machen Kaufleute für Büromanagement?

Du wirst Zahlungen verwalten, Rechnungen überprüfen und teilweise auch Kassenbücher führen. Du wirst Meetings koordinieren, vielleicht auch Firmenevents planen. Auch die Verwaltung von Büroartikeln zählt zu deinen Aufgabenbereich. Kaufleute für Büromanagement verwalten auch Vertragsänderungen. Außerdem kümmerst du dich um Hotelzimmer und Flugtickets, die gebucht werden müssen, sodass deine Kollegen keine Probleme während einer Geschäftsreise haben. Du bist oft der erste Ansprechpartner für Lob und Kritik. Du leitest dann das Anliegen der Kunden an die richtigen Mitarbeiter weiter. Du empfängst neue Bewerber, Kunden und Besucher, die für einen Termin ins Haus gekommen sind. Viele Tätigkeiten werden per Telefon oder E-Mail abgewickelt. Du leitest Anrufe und E-Mails an die richtigen Stellen weiter, sodass Prozesse richtig ablaufen.

• Arbeiten in der Buchführung
• Organisatorische Arbeiten
• Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden
• Arbeiten am Empfang
• Arbeiten am Computer und Telefon